Секреты успешного найма ассисиента: подкаст для предпринимателей

Денис: Друзья, всем привет! Рад приветствовать вас на подкасте "Rogov Pro". В этом выпуске я решил поговорить про бизнес и личных ассистентов. Недавно я встал перед выбором: мне нужно было нанять нового личного ассистента, уже третьего по счёту. Я решил подойти к этому вопросу достаточно основательно, погрузился в тему, взял несколько консультаций и обратился к своей хорошей знакомой Ане Сосновой. Привет, Ань!

Анна: Привет, Денис! Рада видеть.

Денис: Аня выступит сегодня в роли эксперта. Она расскажет нам про бизнес-ассистентов, про личных ассистентов, как их нанимать, как их выбирать, какие там могут быть подводные камни и вообще, кому нужен личный ассистент. Аня, это будет мой первый вопрос: как вообще понять, что тебе нужен личный ассистент?

Анна: Хороший вопрос. Но здесь первый момент какой, я хочу сказать, что сейчас даже тренд есть в сообществах ассистентов, когда ассистент нанимает себе помощника. Ну, например, бизнес-ассистент высокого уровня, человек-управленец, и он даже может себе нанять помощника, на которого он будет делегировать такие мелкие рутинные задачи. Но это вот как пример, да, кому ассистенты тоже нужны — помощнику даже нужен иногда помощник.

Денис: Угу. В общем, ассистенты, ассистент для ассистента — это нормальная история. Прикольно. Слушай, а бытует мнение, что личных ассистентов нанимают только предприниматели и руководители. А на твоём опыте есть люди, которые, не знаю, может быть, из каких-нибудь творческих профессий или какие-нибудь менеджеры, которые нанимают себе личных ассистентов? То есть как понять, чтобы не было вот этого стереотипа, что личный ассистент только для руководителя.

Анна: По поводу творческих профессий. Ну, вот, например, мы подбирали ассистентов в абсолютно разные бизнесы. Это могли быть и онлайн-школы по психологии, что тоже, в общем-то, в чём-то соприкасается с творческим подходом, с экспертностью, и дизайнеры интерьеров, и стилисты, которые тоже, в общем-то, представители творческих профессий. Поэтому я бы этот миф точно развеяла.

Денис: Расскажи тогда, я просто знаю твой профессиональный путь, то есть твои регалии. Расскажи немножко для наших слушателей, для тех, кто нас смотрит, о своём бэкграунде. Как ты начала обучать других ассистентов делать то, что они делают?

Анна: Супер, классный вопрос. У меня два основных направления деятельности. Первое — я основатель школы ассистентов. Школа лицензированная, к нам отправляют учиться ассистентов из крупных компаний, таких как Газпром, Сбер, Транснефть, а также из малого бизнеса и блогеры-миллионники. Я выступаю как основной методолог и автор, передавая им подходы для эффективной и грамотной работы.

Второе направление — агентство по подбору ассистентов. Поняв запрос рынка на компетентный подбор ассистентов, я создала агентство на базе школы, где мы под ключ подбираем ассистентов.

Если говорить о том, как я к этому пришла, то в прошлом я сама была помощником: работала на госслужбе, в Касперском и на удалёнке. Сейчас я часто обучаю руководителей и команды, например, недавно обучала группу руководителей в Архангельске, объясняя им, как правильно ставить задачи и что можно предложить руководителю. На основе своего опыта я разработала методологию, которую передаю ассистентам, приходящим ко мне учиться.

Денис: Я вспомнил, когда тебя слушал, про Toyota. У них есть книга о методологии "кайдзен", как они после Второй мировой войны, когда была разрушена промышленность Японии, фактически с нуля создавали её. Там была практика, когда руководство раз в год уходило в цех, чтобы понять базовую работу компании. У тебя получилось так, что ты выросла с бизнес-ассистента до руководителя, который сейчас обучает других. Хорошо, давай я задам вопрос: что самое главное должен уметь ассистент, чтобы быть эффективным?

Анна: По поводу кайдзен, что ты рассказал, полностью откликается. Я тоже считаю, что для грамотного делегирования нужно знать, что делегируешь. На примере своего бизнеса: я разбираюсь в продвижении сайта и могла бы это делать сама, но тогда мой бизнес не развивался бы. Сначала делала сама, потом передала. Эффективность делегирования в том, что мы можем делать многое сами, но чтобы бизнес двигался быстрее, нужно делегировать.

По вопросу о том, что должен уметь ассистент, всё зависит от потребностей. Но основные моменты такие: управление своим временем и временем руководителя, это одна из важнейших обязанностей, для этого нужно знать основы тайм-менеджмента. Второе — это коммуникации. Мы ведём переговоры каждый день, будь то с руководителем, супругом или супругой. Ассистент должен быть 100% коммуникатором, уметь вести переговоры по определённым техникам.

Третье — создание системы. Часто спрашивают: если у меня хаос, как создать систему? Я говорю: найми того, кто её создаст. У ассистента в ДНК должно быть умение организовывать своего руководителя, создавать системы в хранении документов, паролей, организации командировок и ведении графика. Основные моменты — тайм-менеджмент, коммуникации и умение создавать систему.

Денис: Я часто встречаю специалистов, профессионалов, которые умеют делать классный продукт, яркие люди, но они не умеют строить вокруг себя систему, не умеют делегировать. Из-за этого они не развиваются, упираются в какой-то стеклянный потолок и всё, к сожалению, люди не растут долгие-долгие годы, пока не осознают свой недочёт. Хорошо, исходя из этого у меня родился следующий вопрос: как понять, что какую-то функцию можно делегировать? Вот представим ситуацию, у меня бизнес-ассистент, и допустим, это мой первый бизнес-ассистент, я только начинаю эту историю. Я не знаю, как правильно мне её делегировать. С чего бы ты начала процесс делегирования того или иного процесса ассистенту? То есть, как мне, как руководителю, правильно поставить техническое задание, сформулировать цель, с чего начать?

Анна: У тебя прозвучало два вопроса: как понять, что можно делегировать, и как это делать правильно. Первый вопрос: как понять, что можно делегировать? Во-первых, если меня что-то раздражает и я трачу на это много времени, но не получаю удовольствия, и есть человек, который может взять это на себя — это сигнал, что задачу можно передать. Это утечка энергии предпринимателя.

Второй момент: если задачу или процесс легко описать. Например, многие бизнес-процессы не описаны и держатся в голове. Если я хочу передать процесс, моя задача — описать его в формате чек-листа, памятки или даже голосового сообщения. Ассистент из голосового сделает памятку. Это тоже важная история.

Третий момент: если в процессе минимизированы ошибки, потому что нет никаких рисков. Например, наша компания не потеряет в деньгах или репутации. Это тоже сигнал, что задачу можно делегировать спокойно.

Теперь о том, как делать это правильно. По поводу технического задания. Если у тебя есть описанный алгоритм, как делать ту или иную задачу — это уже история о правильном делегировании. Алгоритм должен быть у ассистента. Часто мы, предприниматели, пребываем в творческом потоке, и это нужно систематизировать в формате чек-листа, регламента, скрипта, шпаргалки. Я всегда говорю, что ассистенту важно попадать в результат и в ожидание руководителя. Поэтому первая рекомендация — чтобы это было как-то описано. Не хочешь описывать — наговори голосовым, пусть он опишет, а ты проверишь, как он это сделал. Вторая рекомендация — донести до ассистента свои ожидания. Это очень частая ошибка многих руководителей.

Пример: ко мне приходил на консультацию основатель сети ветеринарных клиник. Мы разбирали его прошлый опыт взаимодействия с ассистентами. Он хотел понять, что делал не так, почему неэффективно получилось с ними работать. Этих ассистентов не я подбирала. Из-за плохого опыта у него сложилось убеждение, что помощник не нужен. Часто сталкиваемся с таким. Что я увидела? Руководитель очень спокойный, не вспыльчивый, но это проблема. Если его что-то не устраивает, он молчит. У него накапливается недовольство, и он думает: "Наверное, я не так поставил задачу". Это приводит к расставанию с ассистентом. Поэтому рекомендация ко всем предпринимателям: свои ожидания нужно доносить. Ты говоришь, как правильно делегировать. Сначала расскажи, что хочешь видеть, в каком виде, что для тебя идеальный помощник. Это должно сложиться у ассистента в единую картинку, чтобы он понял тебя и работал с тобой эффективно.

Денис: Допустим, я молодой предприниматель, вдохновился темой найма личного ассистента. Как его найти? Расскажи о плюсах и минусах самостоятельного поиска и поиска через агентство. Что делать, если я решу искать самостоятельно?

Анна: Отличный вопрос. И самостоятельный путь, и через профессионалов могут привести к успешному результату. Поиск ассистента самостоятельно — большая работа. Нужно фильтровать кандидатов, понимать, кого ищешь, для каких задач, как проверять навыки. Важно заранее продумать, что ты будешь передавать ассистенту, как проверять его навыки, адаптировать. Если самостоятельно, то плюс в том, что проходишь путь с нуля и приобретаешь опыт. Минус в том, что это долго и требует времени. Процесс ни одного дня. Если готов пожертвовать своим временем, погрузиться в подбор ассистента — это хороший путь. У кого-то есть HR-специалисты, это тоже хороший путь. Что касается пути через профессионалов, здесь мы даём чёткое техническое задание, озвучиваем свои ожидания. Агентства профессионально берут все нюансы воедино и весь процесс подбора делают за тебя. Ты занимаешься своими делами, а они приносят кандидатов, отобранных по твоим ожиданиям. Это экономия времени, легче, но и стоит денег.

Денис: Как понять, что кандидат подходит, и проверить его навыки?

Анна: Важно задавать правильные вопросы на собеседовании, чтобы выявить экспертизу кандидата. Тестовые задания помогут проверить навыки на практике. Например, попросить описать простой процесс, чтобы увидеть, как кандидат справляется с задачей. Также можно проверить навыки деловой переписки с помощью тестовых заданий.

Использование стажировки или испытательного срока также помогает понять, подходит ли кандидат. Некоторые организации берут несколько ассистентов параллельно, чтобы выбрать лучшего, но это спорный метод.

Денис: Слушай, у меня подобным образом это работает, но у меня они разделены по сферам. То есть, у меня есть ассистент, который занимается отдельно социальными сетями и всем, что с этим связано, с поддержкой моего личного сайта, ну и какие-то такие мелкие задачки, связанные на уровне контента, там монтаж, рисовка сторис, ну чего-то такого. И второй ассистент живёт в Аргентине, в Южной Америке, и у меня есть испаноязычный ассистент, который решает местные какие-то бюрократические вопросы. То есть, у него своя специфика, плюс какие-то... в основном он личный ассистент, в бизнес-вопросах он не решает, очень-очень редкие задачки, связанные с этим. И соответственно сейчас мы через тебя как раз наняли ассистента, который уже такой основной, бизнес-ассистент, который уже берёт вопросы, связанные в основном с бизнесом, ну и какие-то поручения личного характера, но примерно в пропорции 90 на 10. У меня вот такая история, то есть личный мой опыт — разделение по сферам.

Я думаю, что любой предприниматель, если у него много бизнес-задач и много личных задач, допустим, у него большая семья, то он смело может нанять двух ассистентов: одного прямо личного-личного, а второго прямо бизнес-бизнес. И чтобы они друг с другом коммуницировали по необходимости, обменивались какой-то информацией или чем-то ещё. Я думаю, в такой связке это вполне работоспособный кейс, по крайней мере у меня это всё работает.

Анна: Хотела просто сказать, что вот, коллеги, кто смотрит наш подкаст, обратите внимание, какой Денис прокаченный в этой сфере. Твоё видение вообще супер правильное. То есть по грамотному их реально делить по сферам деятельности или хотя бы на бизнес-ассистента и на личного. Мне часто задают вопрос: "Может ли ассистент один быть универсальным и то, и то выполнять?" Потому что люди хотят сэкономить, давайте откровенно, нанять одного человека, которому мы будем платить и за запись к врачу, и стоматологу, и за подарок жене, подарок детям, организацию дня рождения. А ещё пусть он напишет процессы и проект будет курировать и так далее. Нужно понимать, что мы их по-разному проверяем и разные скилы там будут важны в этих двух направлениях. Бизнес-ассистенту знать, как оптимизировать процессы, может быть, не так важно, или как курировать проекты, потому что у него будут другие задачи. Он будет другими моментами нас брать, как руководителя. Поэтому у тебя очень классный, грамотный подход, и я рада видеть представителя предпринимательства, который его пропагандирует.

Чаще я всё-таки слышу историю про то, как можно совместить, как можно на одного навалить всё вместе: ведение соцсетей, и личный, и отпуск пусть организует и так далее. Но это фактически нереально, и человек может со всем справиться, вопрос в том, что, скорее всего, он и то, и то будет делать постольку поскольку, потому что там разные должны быть скилы, разное мышление.

Денис: Да, однозначно, хотят себе такого многорукого многоножку.

Денис: Интересно, мы познакомились в бизнес-клубе с несколькими предпринимателями, и недавно у нас обсуждали ИИ-ассистентов. Они разрабатывают персонализированных ассистентов, которые на основе нейронок запоминают привычки и распорядок дня. Я активно использую ChatGPT, Gemini от Google, и недавно начал разбираться с Claude. Они могут делать звонки, бронировать отели и узнавать информацию, что уже доступно. Что ты думаешь, чем живой ассистент может противопоставить ИИ?

Анна: Отличный вопрос. На конференциях для персональных ассистентов мы часто обсуждаем, заменит ли нас ИИ. Всё, что ты перечислил — звонки, заказы, тексты — это базовые процессы, и их можно делегировать ИИ. Но живой ассистент имеет две важные вещи.

Первое — эмоциональный интеллект. Можно быть профессионалом с отличными навыками, но если нет комфорта в общении, руководитель не сработается с таким ассистентом. Эмоциональный интеллект крайне важен в профессии, и его нет у нейросетей.

Второе — управленческие задачи. Ассистент может справляться с базовыми процессами, но задачи, где нужно подумать, найти зоны роста, оптимизировать что-либо, вести переговоры и грамотно представлять компанию — это под силу только живому ассистенту. Эти управленческие истории пока не могут взять на себя ИИ. Возможно, у тебя есть своё мнение на этот счёт?

Денис: В будущем я хочу сделать ИИ генеральным директором. Я согласен, что нейросети пока не распознают эмоции, но они развиваются и пытаются их имитировать. В будущем ИИ перейдёт в тела роботов-гуманоидов. Это уже реально, и мы даже заказали такого робота. Рутинные задачи ИИ уже выполняет. Сейчас я обучаю своих ассистентов пользоваться нейросетями, даю им доступ к сервисам и платным нейромоделям. Моя задача — усилить их. Нейросети — мощный инструмент, который нужно осваивать каждому бизнес- и личному ассистенту.

Анна: Согласна. Мы тоже в школе записали урок по нейросетям, объясняем, зачем это нужно и какие функции можно передать, чтобы облегчить себе работу. Не все готовы к этому, особенно в регионах. Ассистент должен быть в курсе трендов, тестировать всё и уметь адаптировать к своей деятельности. Такой ассистент будет всегда на коне.

Денис: Абсолютно. Я начал экспериментировать с кастомными расширениями в ChatGPT. Мы создаём Portal AI — корпоративный ИИ, который подключается к Telegram и отвечает на вопросы клиентов, партнёров и сотрудников, как продвинутый коллега. Это очень трендовая штука, и все прогрессивные компании придут к этому в ближайшие годы.

Анна: Слушай, бомба, реально. Так и есть. Вообще, это было бы классно, если бы в каждой организации это внедрили, потому что часто приходится коллег отвлекать, чтобы ответить на вопросы и так далее. Тут задал вопрос — получил ответ. Класс, круто.

Денис: Анна, расскажи, пожалуйста, насколько я знаю, ты ещё преподаёшь. То есть ты делишься знаниями не только в таком формате частной практики. Расскажи чуть подробнее о своём опыте преподавания и чему ты, опять же, обучаешь.

Анна: У меня несколько целевых аудиторий. Одна из них — это ассистенты и помощники разных уровней, включая помощников вице-президентов банка, блогеров-миллионников, и студентов университетов. Я преподаю в Российской академии народного хозяйства и госслужбы при Президенте РФ, в Высшей школе государственного управления. Там я работаю с помощниками на госслужбе, в таких органах, как Госдума, аппарат правительства, администрация президента и различные министерства. Также я работаю с ассистентами крупных компаний, таких как высшая школа экономики и Росатом.

Вторая группа — это руководители. С ними я разбираю основы постановки задач, делегирования и обратной связи. Ассистентов я учу многому: ведению графика, настройке работы с руководителем, организации командировок и деловой переписке. Например, у меня был проект с Транснефтью, где я обучила 700 человек. Делюсь опытом и помогаю в самых разных аспектах работы ассистентов.

Денис: А слушай, а в чём принципиально ты бы назвала критерии сферы около правительственной среды? В чём разница ассистентов, или там плюс-минус те же самые задачи?

Анна: Задачи базовые истории те же самые. Есть классика, как я люблю говорить, в профессии. Коммуникация — это всегда классика, там организация графика руководителя — тоже классика, там организация совещаний. Неважно, где ты их организуешь, в малом бизнесе или там, это тоже классическая история. Но я бы сказала, что у ассистентов на госслужбе чуть меньше свободы. На мой взгляд, меньше свободы, потому что там твои управленческие инициативы, что-то оптимизировать, что-то улучшить, не всеми руководителями будут приняты. В крупных корпорациях, к слову говоря, в том же Сбербанке или Газпроме, это структура такая махина, где всё распределено. Здесь ассистенту проявить себя и что-то предложить актуальное управленческое не всегда будет актуально. В малом бизнесе ассистенты имеют больше свободы. У меня у самой три удалённых ассистента, и я к инициативам открыта со всех сторон, я эти инициативы поощряю, можешь себя проявить.

Основное отличие в том, что не все бизнес-инициативы на госслужбе будут актуальны у ассистентов, потому что этим занимаются другие департаменты. Второй момент: инициативы и свободы там тоже не все будут нужны, это тоже зависит от руководителя.

Денис: У меня ещё вопрос возник. Насколько я знаю, традиционно большинство ассистентов — это девушки. Какая сейчас пропорция мужчин и женщин в профессии?

Анна: Ой, хороший вопрос. Я скажу так, что сейчас есть тренд на ассистентов мужчин, это есть. Например, в том же РАНХиГС, Министерстве спорта, МЧС, там мужчин очень много в группах. Но это определённые органы, связанные с МЧС, МВД, Минспортом и так далее. В бизнесе не так много мужчин-ассистентов, но тренд такой есть. К нам периодически обращаются руководители, которые хотят только ассистента мужчину, но мы не всегда их берём, потому что это очень сильно ограничивает рынок. У меня видение такое. Разве с тобой не так было? Ты к нам пришёл изначально с мыслью, что с ассистентами парнями работать легче, а в итоге остановился на ассистенте-девушке. Поэтому я люблю работать с теми руководителями, которые видят только один вариант — только мужчина. И даже если ассистент суперпрокачанный, суперопытный, инициативный, они его не возьмут только из-за пола.

Процентное соотношение я прямо тебе не скажу, но то, что это профессия с женским лицом, и сейчас только тренд такой есть, что парни идут в профессию — это факт.

Денис: Угу. Мне кажется, разный портрет восприятия и обработки информации. Традиционно девушкам проще справляться с разнонаправленной информацией и двигаться в абсолютно разных сферах. Насколько я знаю, исторически женский мозг по-другому работает. Вам нужно было следить за ребёнком, и чтобы тут, и чтобы там, и держать всё в фокусе. Мужчина больше пошёл на охоту, сконцентрировался на цели и добился.

Анна: Да, это тоже про эмпатию, про эмоциональный интеллект. Они все в чём-то про служение. Особенно если мы говорим про персональных ассистентов. Например, подбирали ассистента шеф-повару международного уровня. У него крупная школа нутрициологии, здорового образа жизни, питания и так далее. Он хотел ассистента личного, который будет о нём заботиться: закажет витамины, чтобы он вовремя их принял, с нутрициологом вёл коммуникацию, с тренером и так далее. Не все парни захотят этим заниматься, у всех есть посыл служить человеку, чтобы ему было хорошо и комфортно, но при этом получать за это деньги. Поэтому такая забота девочкам присуща в большей степени.

Денис: Понял. Интересный гендерный вопрос. Надеюсь, никого не обидели. Бывает такое, что есть профессии, которые больше свойственны мужчинам, а есть те, что больше женщинам. Анна, спасибо, очень содержательная беседа. Было интересно узнать много нового. Я продолжаю работать с ассистентом, постараюсь лучшие практики применять.

Денис: Напоследок, есть ли что-то, что ты бы хотела подчеркнуть важного в процессе подбора и работы адаптации ассистента?

Анна: Первое, самое важное, что хочется сказать: если предприниматель или руководитель видит в себе убеждение, что "я сам, я лучше знаю, кроме меня никто лучше не сделает", это тоже ключик, с которым нужно работать, это миф, который нужно развеивать. Второй момент: посмотреть на свой рабочий день, понять, что всё-таки есть что-то, что я могу передать, освободить время, чтобы быть более эффективным и решать стратегические задачи. Поэтому вот первое, из чего начинается подбор, мы говорили, какие там этапы могут быть, но вот первое — это про сознание, про такое некое мышление. Вот с этим нужно для начала работать.

Денис: Спасибо за отличную содержательную беседу. Анна, куда можно, если люди заинтересуются, куда к тебе можно постучаться для дальнейшей консультации и сотрудничества?

Анна: У меня тоже есть канал, называется "АС про ассистентов". "АС" — это Анна Сосновая. Школа моя называется АС, кстати, потому что взращиваем асов своего дела. Поэтому я решила её так назвать. Есть Telegram-канал, есть сайт, там полезный блог. Мы тоже там поднимаем много тем, полезных предпринимателям. Поэтому заходите, читайте. Кто ещё пока не приступил к найму ассистента, хотя бы прогрейте себя этой идеей. Я желаю всем дойти до этого момента, когда вы захотите уже нанять ассистента. А потом будьте уверены, что вы без него уже и не сможете, потому что действительно всегда найдётся, что ему передать.

Денис: Это точно, это точно. Спасибо, что досмотрели до конца и увидимся в будущем!

Канал Анны Сосновой https://t.me/AS_assistants