Инструменты и методики для предпринимателей: GTD, Life List, "метод Помодоро"

Когда я только начинал свой путь в бизнесе, я быстро понял, что без личной эффективности невозможно добиться значительных результатов. Первые попытки организовать свою работу были хаотичными: я пробовал различные системы и подходы, но не мог найти идеального решения. Постепенно, методом проб и ошибок, я начал формировать свою уникальную систему управления временем и задачами.

Одним из важнейших открытий для меня стала система GTD (Getting Things Done), разработанная Дэвидом Алленом. Эта методология учит управлять информационными потоками и задачами, не допуская перегрузки. Важно адаптировать её под свои нужды и сделать удобной для повседневного использования.

О чём говорится в концепции GTD? Суть в том, что вы создаёте свою личную базу данных и начинаете туда складывать свою информацию. Например, вы нашли интересную информацию про Аргентину. Предположим, вы даже собираетесь переехать в Аргентину или намечаете себе какое-нибудь другое путешествие. Следовательно вы создаёте себе дополнительную папочку в своей информационной системе: Путешествия или Аргентина, Хобби, Спорт, Отношения — всё что угодно. Вы классифицируете свою систему под свой образ жизни.

"Метод GTD предполагает, что вместо того, чтобы уповать только лишь на свой мозг, лучше хранить все рабочие данные во внешнем организованном источнике достоверной информации. Таким образом, вы всегда будете знать, что нужно делать дальше, не опасаясь, что работа выбьется из колеи."

Лично я использую Evernote, хотя существуют и другие современные инструменты, такие как Notion и Obsidian. Однако многие предпочитают Apple Notes или Google Keep, которые тоже отлично справляются с задачами.

Правило двух минут в GTD гласит: если задача занимает менее двух минут, выполните её сразу, не откладывая. Это помогает бороться с прокрастинацией и эффективно управлять временем.
Другой фундаментальный аспект данной методологии — еженедельный обзор. Более восьми лет я занимался по методике GTD, и только два года назад, на одном из тренингов по этой методологии, я научился делать такой обзор. Причем я даже лично знаком с ребятами, которые продвигают эту методологию в русскоязычном пространстве. Особенность в том, что выделяя два часа в неделю, вы садитесь и делаете аудит своей электронной цифровой системы, просматриваете все задачи, календарь, распределяете их, смотрите свои долгосрочные и среднесрочные планы, чистите еженедельные планы. За счёт такой чистки и актуализации ваша система находится в тонусе и работоспособном режиме.

Как только вы перестаёте чистить систему и делать еженедельные обзоры, ваша личная система заплывает разными задачами. Они вроде бы есть, но в то же время не важны, но тем не менее они всё еще есть. Но, возможно, их можно делегировать. Если вы пользуетесь таск-менеджерами, неожиданно увидели, допустим, 1500 задач, и вам психологически не хочется туда заходить, потому что сталкиваетесь с грудой неразобранного материала, то еженедельный обзор помогает упростить эту историю.

В интернете можно найти более подробную информацию, которую можно адаптировать лично под ваши запросы, и я также настоятельно рекомендую книги Дэвида Аллена. Это один из фундаментов, на котором основана моя личная система продуктивности. Я её постепенно дорабатываю, адаптируя под свои нужды.

Хотел бы рассказать про свою так называемую "пирамиду" планирования, о которой я косвенно упоминал чуть выше. У меня есть несколько видов планирования, которые я научился распределять между собой во временном порядке. На верхушке пирамиды планирования у меня стоит долгосрочное планирование. Надеюсь, оно у всех присутствует в жизни. Я нашёл для себя инструмент под названием Life List - список желаний и целей.

Меня часто спрашивают, что делать, если нет целей на 20 лет, ведь у многих людей таких целей нет. И поэтому я нашёл решение в виде Life List: написал 114 хотелок, и реализовал пока около 20. Это просто фактически список моих желаний, которые я хотел бы реализовать. Из них, например, побывать в Сингапуре, в Рио — всё это фиксируется и отмечается галочками.

В чём польза Life List? Во-первых, у вас появляются определенные ориентиры. Когда кто-то предлагает поехать в Рио, вы понимаете, что это в вашем списке, и начинаете понимать и задавать себе вопрос - а когда, если не сейчас? Эта вещь помогает быстрее принимать решения и заряжает, мотивирует в моменты, когда опускаются руки. Перечитывая свои 114 хотелок, вы думаете: "Я столько ещё всего не сделал, надо двигаться дальше". Это и есть то самое долгосрочное планирование. Периодически я пишу, как вижу себя через 5-10 лет, через 2-3 года. Life List является основным инструментом.

Далее — среднесрочное планирование. К этому инструменту я пришел относительно недавно, примерно за 10 лет. Это уникальная штука, которая строится под ваш бизнес, стиль и мышление. Недавно я сделал инструмент среднесрочного планирования. В ноутбуке сделал табличку, разбил её по месяцам: январь, февраль, март, апрель. Написал, что вижу с точки зрения задач в каждом месяце: в мае съездить на выставку в Китай, запустить новые партнёрства и т.д. В начале каждого месяца забил в календарь время для заглядывания в эту историю и переноса задач с среднесрочного плана на уровень реализации еженедельного.
Функцию еженедельного планирования я доверил TickTick. Перепробовал множество приложений: Todoist, Apple Notes, Google Tasks, но TickTick понравился больше всего благодаря наличию китайской версии, ведь тогда можно работать с китайскими сотрудниками. Им вообще сложно пользоваться Google инфраструктурой, так как она заблокирована в Китае. А TickTick — чисто китайский сервис, круто работающий в Китае.

И вот например, когда я еду в Нинбо, у меня есть список задач на это время, и TickTick помогает фиксировать задачи по контекстам. Контексты могут быть разными: приезжаете в город, встречаетесь с человеком, приходите в офис. И вам не нужно фантазировать и додумывать, что делать в Нинбо. Открываете список и видите задачи для реализации. Поэтому очень рекомендую эту историю. Обычно я просматриваю планы на ближайшие 7 дней и выполняю их. TickTick — классный инструмент, но есть много и альтернативных, зависит от запросов. Да и вообще любой внедренный инструмент лучше, чем ничего.

Краеугольный камень моей системы - календарь, очень важный и незаменимый. В оперативном планировании TickTick используется для задач, не зафиксированных по времени. Планирую написать текст на этой неделе, закидываю задачу на неделю и выполняю, когда есть время. Что касается конкретных событий в строго назначенное время, я их всегда фиксирую в календаре, и лично для себя нашел Google Календарь, который мне служит полезным инструментом уже долгие годы. Календарь в целом разгружает оперативную память. И в итоге любые особо важные задачи можно интегрировать с календарём, что делает систему более эффективной.

Привычки — это, в свою очередь, фундамент нашей жизни, поэтому я занимаюсь системной интеграцией привычек. Например, я полностью заменил кофе чаем. Купил в Китае отличный чай, который не дает резких перепадов энергии, как кофе.
Также я учу несколько языков: китайский, английский, испанский. Чтобы выучить китайский, потребовалось очень много системности, потому что язык сложный, и нужна постоянная самодисциплина. Далее я сделал недельный спринт привычек: в Google Docs создал табличку с привычками на неделю: спорт, чтение, медитация, китайский язык, отмечал выполнение на видном месте, например, на холодильнике. Бумажную версию заменил цифровой, использую приложение Habits - в нём фиксирую привычки и собираю статистику. Это помогает анализировать, почему не удалось выполнить задачу и исправлять ситуацию.

А следить за временем выполнения задач и проектов мне помогает тайм-трекинг.

Этот метод позволяет лучше понять, куда уходит ваше время, и выявить неэффективные зоны для их оптимизации, но он требует дисциплины. Я пришёл к тому, что можно делать скрин недели в квартал. В течение одной недели я детально отслеживаю все свои активности, фиксируя, сколько времени уходит на каждую задачу. Это помогает получить объективную картину и выявить, какие задачи требуют оптимизации.

Также я использую технику Помодоро — это отличный инструмент для фокусировки.

Техника Pomodoro (помидора) — это методика управления временем, которая помогает концентрироваться на одной задаче и не отвлекаться.
Использую её для написания текстов и других задач, выделяя слоты по 20 минут с небольшими перерывами. Это очень помогает мне фокусироваться и при этом не "перегорать", делать небольшие перерывы для мозговой активности.

Окружение играет особо важную роль в личной эффективности. Важно создать себе среду, которая будет вас мотивировать двигаться дальше. Так я состою во многих бизнес-клубах, о которых написано на моем сайте, в "пацанских" чатах с единомышленниками, с которыми я фактически отдыхаю. Периодически я сталкиваюсь или намеренно встречаюсь с предпринимателями с различных уголков планеты, мы проводим бизнес-встречи, либо можем интересно провести время, например, поиграть в настольные бизнес-игры. В Битриксе24 я каждый день на созвоне.

Важно находить людей, которые разделяют ваши ценности и стремления, и поддерживают в достижении целей. Это помогает не только добиться успеха, но и сделать процесс его достижения более приятным и осмысленным.